Privacy Policy
June 2022
With this privacy policy, we would like to inform you about the processing of your personal data when you visit our website www.clade.io. Personal data that you provide to us when visiting this website will only be processed by us to the extent necessary and in accordance with the EU General Data Protection Regulation (DSGVO), the German Federal Data Protection Act, the German Telemedia Act and other legal provisions that apply to data protection and electronic commerce. We have also taken technical and organizational measures to ensure that the regulations on data protection are observed both by us and by our external service providers.
1. Person responsible for data processing on this website
CLADE GmbH („CLADE“)
Schelztorstraße 54–56
73728 Esslingen am Neckar
0711/40052400
privacy@clade.io
2. Contact details of our data protection officers
Gregor Schütz
kaMUX GmbH & Co.KG
Herzogstraße 26
66953 Pirmasens
privacy@clade.io
3. Processing of personal data, purposes and legal bases
3.1 Use of our website
You can access our websites without identifying yourself or logging in. We then process log data on a technical level, in the context of which the following information is collected:
IP address, date and time, page accessed/name of file accessed, amount of data transferred, HTTP referrer, byte size of server response, browser and version used, operating system and version used, time zone difference from Greenwich Mean Time (GMT), message as to whether access/retrieval was successful.
A temporary storage of 7 days in log files takes place to ensure the functionality of the website. In addition, we use the data to optimize the website and to ensure the security of our information technology systems. Server logs are stored for up to 3 months.
An evaluation of the data for marketing or other purposes does not take place in this context.
Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO, for the fulfillment of a contract or for the implementation of pre-contractual measures when you visit our website to find out about our products and our services; Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO, in order to make the website technically available to you. Our legitimate interest here is to be able to provide you with an attractive, technically functioning and user-friendly website, as well as to take measures to protect our website against cyber risks and to prevent cyber risks for third parties from our website.
3.2 Contacting via e-mail
CLADE offers you the possibility of a general contact via e-mail within the framework of this website. In this context, CLADE collects your name, your e-mail address and, if applicable, further data that you provide in your message.
3.3 Management of required consents (Cookie Consent Manager)
Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. c DSGVO. The legal basis for the processing is the fulfillment of a legal obligation – for cookies and tracking consents.
4. Rights of data subjects
As a data subject, you have the right,
- to request information about your personal data processed by CLADE (Article 15 DSGVO).
- to request the correction or completion of your personal data stored by CLADE (Article 16 DSGVO),
- under the conditions of Article 17 DSGVO, to request the deletion of your personal data stored by CLADE,
- under the conditions of Article 18 DSGVO, to request the restriction of the processing of your personal data,
- to receive your personal data that you have provided to CLADE in a structured, common and machine-readable format or to request the transfer to another controller, subject to the conditions of Article 20 DSGVO,
- to object at any time on grounds relating to your particular situation to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Article 6(1)(f) DSGVO (Article 21 DSGVO),
- if the processing is based on your consent, to withdraw this consent for the relevant purpose at any time (Article 7 DSGVO), whereby the lawfulness of the processing based on the consent remains unaffected until receipt of the withdrawal,
- to complain to a supervisory authority (Article 77 DSGVO). As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence or workplace or our company headquarters for this purpose. If you have any questions or complaints, you can also contact the data protection officer named under point 2.
5. Right of objection
If your personal data is processed on the basis of legitimate interests pursuant to Art. 6 (1) p. 1 lit. f DSGVO, you have the right to object to the processing of your personal data pursuant to Art. 21 DSGVO, provided that there are grounds for doing so that arise from your particular situation. If you wish to exercise your right to object, simply send an e-mail to privacy@clade.io.
6. Applications / Job portal
Personal data in the context of the application process is all data that can be (un)indirectly related to you personally. This includes information such as name, address, e-mail address, but also data about your career, etc. which can be assigned to a specific person with reasonable effort.
If you apply to us in Germany for one of our locations, we collect, process and store personal data from you. After you have submitted your application documents, we check them and you will receive feedback from us. For feedback, we will use the contact data you have provided. This may be, for example, an invitation to a group or telephone interview or the sending of an offer or rejection letter.
We process the following data as part of your application:
- Your contact data such as name, address, e-mail address and telephone number.
- Other personal data such as gender, date of birth, nationality, marital status, salary data, salary requirements and when you will be available, as well as any attachments such as your CV, cover letter, etc.
- Information regarding your work history and qualifications, as well as other information about yourself that you send to us as part of your application. This may possibly include information about your health (e.g. indication of degree of severe disability) or other special categories of personal data.
- Internal assessments such as notes that have arisen, for example, in the course of telephone interviews or job interviews.
- If you have registered with a social media profile on LinkedIn, Xing or others, the data you have provided may be transferred.
Our HR department and employees from the specialist departments have access to the personal data required to perform the respective task if the applicant has been selected for recruitment. If an application is directed to other locations, it will be forwarded to them.
The data transmitted as part of your application will be transmitted via TLS encryption and stored in a database. This database is operated and managed by Personio GmbH, which offers personnel administration and applicant management software(https://www.personio.de/impressum/). In this context, Personio GmbH is our processor according to Art. 28 DSGVO and stores the data exclusively on ISO-certified servers in Germany. The privacy policy of Personio GmbH can be found at https://www.personio.de/ueber-uns/datenschutz/#datenschutz-downloads.
Your documents will be automatically deleted 6 months after you have been sent a rejection letter. If you have applied for several jobs, your documents will be automatically deleted 6 months after the rejection for the last open application has been sent. In the event that you are hired, we will store, in addition to your application documents, the data required for the performance of the employment relationship until it is terminated. Invoices for any travel expense reimbursements as part of the application process will be archived in accordance with the requirements of tax law and deleted once the legal requirements have expired.
After expiration of the period of storage of your data in the application process as specified in this data protection declaration, all of your personal data will be automatically anonymized by our system. The anonymization no longer allows any conclusions to be drawn about your person. The meta data generated by the anonymization can be used by us for statistical evaluation (e.g. number of applications per period, etc.).
With the exception of the transfer of your data to Personio GmbH, your data will only be passed on if our company is legally obliged to do so or if this is necessary in the event of misuse or for clarification purposes. However, this requires concrete indications of illegal or abusive behavior. By order of a competent authority, we may provide information about this data (inventory data) in individual cases, in particular for the purposes of criminal prosecution.
Legal basis: § 26 BDSG, for the decision on the establishment of an employment relationship.
7. Duration of data storage
Personal data will only be stored by CLADE for as long as is necessary to achieve the purposes stated here. This is the case if the circumstances indicate that the matter in question has been conclusively clarified and there are no statutory retention periods to the contrary. Such periods result, among other things, from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO). The retention periods specified there are up to ten years.
8. Processing of your personal data in countries outside the EU and the EEA (third countries)
Your personal data is not processed in countries outside the European Union and the European Economic Area, with the exception of the integrated services listed above.
9. Automated decision making / profiling
We do not use automated decision making or profiling (an automated analysis of your personal circumstances).
10. Actuality and change of this privacy policy
CLADE reserves the right to modify this privacy policy from time to time to ensure that it always complies with current legal requirements or to implement changes to our services in the privacy policy, for example when new services are introduced. The new privacy policy will then apply to your next visit. You can access and print out the current data protection declaration at any time on the website at https://www.clade.io/privacy-policy.
Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2022
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Ihrem Besuch unserer Website www.clade.io informieren. Personenbezogene Daten, die Sie uns beim Besuch dieser Website mitteilen, werden von uns nur im notwendigen Umfang sowie gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz, Telemediengesetz und anderen gesetzlichen Bestimmungen, die für den Datenschutz sowie den elektronischen Geschäftsverkehr gelten, verarbeitet. Wir haben zudem technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website
CLADE GmbH (im Folgenden „CLADE“)
Schelztorstraße 54–56
73728 Esslingen am Neckar
0711/40052400
privacy@clade.io
2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
Gregor Schütz
kaMUX GmbH & Co.KG
Herzogstraße 26
66953 Pirmasens
privacy@clade.io
3. Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
3.1 Nutzung unserer Website
Sie können unsere Webseiten aufrufen, ohne sich zu identifizieren oder einzuloggen. Wir verarbeiten dann auf technischer Ebene Log Daten, in dessen Rahmen folgende Informationen erhoben werden:
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Referrer, Byte-Größe der Server-Antwort, Verwendeter Browser und -Version, Verwendetes Betriebsystem und -Version, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war.
Eine zeitlich begrenzte Speicherung von 7 Tagen in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Serverlogs werden bis zu 3 Monaten gespeichert.
Eine Auswertung der Daten zu Marketing- oder sonstigen Zwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bei Besuch unserer Website, wenn Sie sich über unsere Produkte und unsere Leistungen informieren; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Ihnen die Website technisch zur Verfügung stellen zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, Ihnen eine ansprechende, technisch funktionierende und benutzerfreundliche Website zur Verfügung stellen zu können sowie um Maßnahmen zum Schutz unserer Website vor Cyberrisiken zu ergreifen und zu verhindern, dass von unserer Website Cyberrisiken für Dritte ausgehen.
3.2 Kontaktaufnahme per E-Mail
CLADE bietet Ihnen im Rahmen dieser Website die Möglichkeit einer allgemeinen Kontaktaufnahme über E-Mail. CLADE erhebt in diesem Zusammenhang Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Daten, die Sie in Ihrer Nachricht angeben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – für Cookies und Tracking Einwilligungen.
4. Betroffenenrechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht,
- Auskunft über Ihre durch CLADE verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 15 DSGVO).
- die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer bei CLADE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 16 DSGVO),
- unter den Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei CLADE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
- unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
- Ihre personenbezogenen Daten, die Sie CLADE bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die Voraussetzungen von Artikel 20 DSGVO vorliegen,
- jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Artikel 21 DSGVO),
- sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, diese Einwilligung jederzeit für den entsprechenden Zweck zu widerrufen (Artikel 7 DSGVO), wobei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Eingang des Widerrufs unberührt bleibt
- sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Artikel 77 DSGVO). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden. Bei Fragen und Beschwerden können Sie auch an den unter Ziffer 2 genannten Datenschutzbeauftragten wenden.
5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an privacy@clade.io.
6. Bewerbungen / Jobportal
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses sind alle Daten, die auf Sie persönlich (un-)mittelbar beziehbar sind. Hierunter fallen Informationen wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, aber auch Daten über Ihren Werdegang, etc. welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können.
Wenn Sie sich bei uns in Deutschland für einen unserer Standorte bewerben, erheben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten von Ihnen. Nach Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen prüfen wir diese und Sie erhalten hierzu eine Rückmeldung von uns. Für eine Rückmeldung greifen wir auf die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zurück. Dabei kann es sich z.B. um eine Einladung zu einem Gruppen- oder Telefoninterview handeln oder um die Zusendung eines Angebotes bzw. Absageschreibens.
Wir verarbeiten im Rahmen Ihrer Bewerbung folgende Daten:
- Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Sonstige personenbezogene Daten wie Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, Familienstand, Gehaltsdaten, Gehaltswunsch und ab wann Sie verfügbar sind sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.
- Informationen bezüglich Ihres Werdegangs und zu Ihren Qualifikationen, sowie sonstige Informationen zu Ihrer Person, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zusenden. Hierin können unter Umständen Informationen zu Ihrer Gesundheit (z.B. Angabe des Schwerbehindertengrades) oder andere besondere Kategorien von personenbezogenen Daten enthalten sein.
- Interne Beurteilungen wie Notizen, die z.B. im Rahmen der Telefoninterviews oder Bewerbungsgespräche entstanden sind.
- Sollten Sie sich mit einem Social Media-Profil u.a. bei LinkedIn, Xing oder anderen angemeldet haben, werden die von Ihnen angegebenen Daten ggf. übernommen.
Zugang zu den für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe notwendigen personenbezogenen Daten haben unsere Personalabteilung und Beschäftigte aus den Fachbereichen, wenn der Bewerber für eine Einstellung ausgewählt wurde. Sofern eine Bewerbung für andere Standorte gerichtet ist, erfolgt eine Weiterleitung an diese.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übermittelt und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben und verwaltet. Die Personio GmbH ist in diesem Zusammenhang nach Art. 28 DSGVO unser Auftragsverarbeiter und speichert die Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die Datenschutzerklärung der Personio GmbH kann unter https://www.personio.de/ueber-uns/datenschutz/#datenschutz-downloads abgerufen werden.
Ihre Unterlagen werden 6 Monate nach Zusendung einer Absage automatisch gelöscht. Sollten Sie sich auf mehrere Stellen beworben haben, werden Ihre Unterlagen 6 Monate nach Zusendung der Absage für die letzte offene Bewerbung automatisch gelöscht. Im Falle einer Einstellung speichern wir neben Ihren Bewerbungsunterlagen die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlichen Daten bis zur Beendigung dieses. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nach Ablauf der in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Dauer der Speicherung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren werden alle Daten Ihrer Person durch unser System automatisch anonymisiert. Die Anonymisierung lässt keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person zu. Die durch die Anonymisierung generierten Meta-Daten können unsererseits zur statistischen Auswertung verwendet werden (z.B. Anzahl Bewerbungen pro Zeitraum, etc.).
Mit Ausnahme der Übermittlung Ihrer Daten an die Personio GmbH erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten nur dann, wenn unser Unternehmen hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn dies im Falle eines Missbrauchs oder zur Aufklärung erforderlich ist. Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung einer zuständigen Stelle dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, insbesondere für die Zwecke der Strafverfolgung.
Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
7. Speicherdauer von Daten
Personenbezogene Daten werden von CLADE nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist. Dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine vom Gesetzgeber vorgegeben Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Solche Fristen ergeben sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zu zehn Jahre.
8. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR (Drittstaaten)
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes findet nicht statt, mit Ausnahme der oben aufgeführten eingebundenen Dienste.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.
10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
CLADE behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, etwa bei Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.clade.io/privacy-policy von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.