Privacy Policy

June 2022

With this privacy policy, we would like to inform you about the processing of your personal data when you visit our website www.clade.io. Personal data that you provide to us when visiting this website will only be processed by us to the extent necessary and in accordance with the EU General Data Protection Regulation (DSGVO), the German Federal Data Protection Act, the German Telemedia Act and other legal provisions that apply to data protection and electronic commerce. We have also taken technical and organizational measures to ensure that the regulations on data protection are observed both by us and by our external service providers.

1. Person responsible for data processing on this website

CLADE GmbH (im Folgenden „CLADE“)
Schelztorstraße 54–56
73728 Esslingen am Neckar
0711/40052400
privacy@clade.io

2. Contact details of our data protection officers

VdE Service GmbH 
Frau Yvonne Piater
Eduard-Pfeiffer-Straße 48
70192 Stuttgart 
privacy@clade.io

3. Definition of terms

“Personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person. This includes, for example, name, address, email, telephone number or an IP address assigned to you by your internet service provider.

“Processing” means any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means. Examples of processing operations include collection, recording, organization, arrangement, storage, alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

The “data subject” is any natural person whose personal data are processed.

4. Processing of personal data, purposes and legal bases

4.1  Use of our website

You can access our websites without identifying yourself or logging in. We then process log data on a technical level, in the context of which the following information is collected:

IP address, date and time, page accessed/name of file accessed, amount of data transferred, HTTP referrer, byte size of server response, browser and version used, operating system and version used, time zone difference from Greenwich Mean Time (GMT), message as to whether access/retrieval was successful.

A temporary storage of 7 days in log files takes place to ensure the functionality of the website. In addition, we use the data to optimize the website and to ensure the security of our information technology systems. Server logs are stored for up to 3 months.

An evaluation of the data for marketing or other purposes does not take place in this context.

Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO, for the fulfillment of a contract or for the implementation of pre-contractual measures when you visit our website to find out about our products and our services; Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO, in order to make the website technically available to you. Our legitimate interest here is to be able to provide you with an attractive, technically functioning and user-friendly website, as well as to take measures to protect our website against cyber risks and to prevent cyber risks for third parties from our website.

4.2 Contact form

CLADE offers you the possibility of general contact via a contact form within the framework of this website. If you wish to use this offer, you will be asked to enter personal data that is required to process your request. In this context, CLADE collects your name, your e-mail address and, if applicable, further data that you provide in your message.

It is your free decision whether you use this offer and enter your data. CLADE collects this data in order to be able to use a personal approach when communicating with you and, if necessary, to be able to assign your request and carry out the associated technical administration. The data you enter will be stored and processed exclusively for the purpose of processing your request.

We store your data within the framework of the statutory retention obligations, which arise, for example, from tax and commercial law, generally for ten years. If your request is not subject to any statutory retention periods, we store your data until the purpose of the contact has been achieved (end of the conversation). The conversation has ended when the circumstances indicate that the matter in question has been conclusively clarified.

Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO. Our legitimate interest is to offer you the possibility of a simple and quick contact in order to be able to answer your questions and concerns.

4.3 Contact by e-mail

CLADE has published e-mail addresses on this website through which you can contact us. If you use these e-mail boxes, your request will be forwarded to the relevant organizational units. The organizational units will process the data you provide, such as your e-mail address, name, and the information contained in the e-mail, for the purpose of processing your request and the related technical administration. Our e-mail systems support encrypted communication using SSL technology (TLS 1.2 incl. PFS). The transmission of your e-mail can therefore be encrypted in principle. Please note, however, that encryption also depends on the configuration of your e-mail program and we therefore cannot guarantee complete data security for the transport route. For information requiring a high level of confidentiality, we recommend that you send it by post.

We store your data for ten years as a rule within the framework of the statutory retention obligations resulting, for example, from tax and commercial law. If your request is not subject to any statutory retention periods, we will store your data until the purpose of the contact has been achieved (end of the conversation). The conversation has ended when the circumstances indicate that the matter in question has been conclusively clarified.

Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO, we use the data to be provided here for the purpose of answering your inquiry and thus on the basis of your and our common interest.

4.4 Microsoft Clarity

This website uses the “Clarity” service of Microsoft Corporation. Clarity enables an analysis of the use of our website. This creates a log of access times, mouse movements and clicks with the intention of deriving potential improvements for the website. The information collected is transmitted to Clarity and stored there. According to Microsoft, this information can also be used for advertising purposes. To recognize users, Microsoft Clarity sets a cookie. We store the data in Clarity for 1 year.

Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. a DSGVO. Your consent in the context of our Cookie Consent Tool. You can revoke your consent at any time with effect for the future by changing your settings in the Cookie Consent Tool.

Cookie Consent Tool

Third-party vendor information: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. For more information about the third-party provider’s privacy practices, please visit the following Microsoft web pages:

Information about Clarity: https://clarity.microsoft.com
Microsoft Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Possibility of objection (Opt-Out): https://choice.microsoft.com/de-DE/opt-out

4.5 Management of required consents (Cookie Consent Manager)

In order to manage the required consent for cookies, we use the Cookie Consent Manager from Webtoffee (Mozilor Limited, 10 Paxton Crescent, Shenley Lodge, Milton Keynes, MK5 7PY, United Kingdom). This itself sets a cookie so that the configuration you have made regarding cookies can be stored on your computer. The data is stored for the duration of the session.

Legal basis: Art. 6 para. 1 lit. c DSGVO. The legal basis for the processing is the fulfillment of a legal obligation – for cookies and tracking consents.

5. Rights of data subjects

As a data subject, you have the right,

  • to request information about your personal data processed by CLADE (Article 15 DSGVO).
  • to request the correction or completion of your personal data stored by CLADE (Article 16 DSGVO),
  • under the conditions of Article 17 DSGVO, to request the deletion of your personal data stored by CLADE,
  • under the conditions of Article 18 DSGVO, to request the restriction of the processing of your personal data,
  • to receive your personal data that you have provided to CLADE in a structured, common and machine-readable format or to request the transfer to another controller, subject to the conditions of Article 20 DSGVO,
  • to object at any time on grounds relating to your particular situation to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Article 6(1)(f) DSGVO (Article 21 DSGVO),
  • if the processing is based on your consent, to withdraw this consent for the relevant purpose at any time (Article 7 DSGVO), whereby the lawfulness of the processing based on the consent remains unaffected until receipt of the withdrawal,
  • to complain to a supervisory authority (Article 77 DSGVO). As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence or workplace or our company headquarters for this purpose. If you have any questions or complaints, you can also contact the data protection officer named under point 2.

6. Right of objection

If your personal data is processed on the basis of legitimate interests pursuant to Art. 6 (1) p. 1 lit. f DSGVO, you have the right to object to the processing of your personal data pursuant to Art. 21 DSGVO, provided that there are grounds for doing so that arise from your particular situation. If you wish to exercise your right to object, simply send an e-mail to privacy@clade.io.

7. Applications / Job portal

Personal data in the context of the application process is all data that can be (un)indirectly related to you personally. This includes information such as name, address, e-mail address, but also data about your career, etc. which can be assigned to a specific person with reasonable effort.

If you apply to us in Germany for one of our locations, we collect, process and store personal data from you. After you have submitted your application documents, we check them and you will receive feedback from us. For feedback, we will use the contact data you have provided. This may be, for example, an invitation to a group or telephone interview or the sending of an offer or rejection letter.

We process the following data as part of your application:

  • Your contact data such as name, address, e-mail address and telephone number.
  • Other personal data such as gender, date of birth, nationality, marital status, salary data, salary requirements and when you will be available, as well as any attachments such as your CV, cover letter, etc.
  • Information regarding your work history and qualifications, as well as other information about yourself that you send to us as part of your application. This may possibly include information about your health (e.g. indication of degree of severe disability) or other special categories of personal data.
  • Internal assessments such as notes that have arisen, for example, in the course of telephone interviews or job interviews.
  • If you have registered with a social media profile on LinkedIn, Xing or others, the data you have provided may be transferred.

Our HR department and employees from the specialist departments have access to the personal data required to perform the respective task if the applicant has been selected for recruitment. If an application is directed to other locations, it will be forwarded to them.

The data transmitted as part of your application will be transmitted via TLS encryption and stored in a database. This database is operated and managed by Personio GmbH, which offers personnel administration and applicant management software(https://www.personio.de/impressum/). In this context, Personio GmbH is our processor according to Art. 28 DSGVO and stores the data exclusively on ISO-certified servers in Germany. The privacy policy of Personio GmbH can be found at https://www.personio.de/ueber-uns/datenschutz/#datenschutz-downloads.

Your documents will be automatically deleted 6 months after you have been sent a rejection letter. If you have applied for several jobs, your documents will be automatically deleted 6 months after the rejection for the last open application has been sent. In the event that you are hired, we will store, in addition to your application documents, the data required for the performance of the employment relationship until it is terminated. Invoices for any travel expense reimbursements as part of the application process will be archived in accordance with the requirements of tax law and deleted once the legal requirements have expired.

After expiration of the period of storage of your data in the application process as specified in this data protection declaration, all of your personal data will be automatically anonymized by our system. The anonymization no longer allows any conclusions to be drawn about your person. The meta data generated by the anonymization can be used by us for statistical evaluation (e.g. number of applications per period, etc.).

With the exception of the transfer of your data to Personio GmbH, your data will only be passed on if our company is legally obliged to do so or if this is necessary in the event of misuse or for clarification purposes. However, this requires concrete indications of illegal or abusive behavior. By order of a competent authority, we may provide information about this data (inventory data) in individual cases, in particular for the purposes of criminal prosecution.

Legal basis: § 26 BDSG, for the decision on the establishment of an employment relationship.

8. Duration of data storage

Personal data will only be stored by CLADE for as long as is necessary to achieve the purposes stated here. This is the case if the circumstances indicate that the matter in question has been conclusively clarified and there are no statutory retention periods to the contrary. Such periods result, among other things, from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO). The retention periods specified there are up to ten years.

9. Processing of your personal data in countries outside the EU and the EEA (third countries)

Your personal data is not processed in countries outside the European Union and the European Economic Area, with the exception of the integrated services listed above.

10. Automated decision making / profiling

We do not use automated decision making or profiling (an automated analysis of your personal circumstances).

11. Actuality and change of this privacy policy

CLADE reserves the right to modify this privacy policy from time to time to ensure that it always complies with current legal requirements or to implement changes to our services in the privacy policy, for example when new services are introduced. The new privacy policy will then apply to your next visit. You can access and print out the current data protection declaration at any time on the website at https://www.clade.io/privacy-policy.

Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2022

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Ihrem Besuch unserer Website www.clade.io informieren. Personenbezogene Daten, die Sie uns beim Besuch dieser Website mitteilen, werden von uns nur im notwendigen Umfang sowie gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz, Telemediengesetz und anderen gesetzlichen Bestimmungen, die für den Datenschutz sowie den elektronischen Geschäftsverkehr gelten, verarbeitet. Wir haben zudem technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website

CLADE GmbH (im Folgenden „CLADE“)
Schelztorstraße 54–56
73728 Esslingen am Neckar
0711/40052400
privacy@clade.io

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

VdE Service GmbH 
Frau Yvonne Piater
Eduard-Pfeiffer-Straße 48
70192 Stuttgart 
privacy@clade.io

3. Begriffsbestimmungen

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Hierzu zählen beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer oder eine Ihnen von Ihrem Internetprovider zugewiesene IP-Adresse.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Beispiele für Verarbeitungsvorgänge sind das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, das Speichern, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Die „betroffene Person“ ist jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1  Nutzung unserer Website

Sie können unsere Webseiten aufrufen, ohne sich zu identifizieren oder einzuloggen. Wir verarbeiten dann auf technischer Ebene Log Daten, in dessen Rahmen folgende Informationen erhoben werden:

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Referrer, Byte-Größe der Server-Antwort, Verwendeter Browser und -Version, Verwendetes Betriebsystem und -Version, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war.

Eine zeitlich begrenzte Speicherung von 7 Tagen in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Serverlogs werden bis zu 3 Monaten gespeichert.

Eine Auswertung der Daten zu Marketing- oder sonstigen Zwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bei Besuch unserer Website, wenn Sie sich über unsere Produkte und unsere Leistungen informieren; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Ihnen die Website technisch zur Verfügung stellen zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, Ihnen eine ansprechende, technisch funktionierende und benutzerfreundliche Website zur Verfügung stellen zu können sowie um Maßnahmen zum Schutz unserer Website vor Cyberrisiken zu ergreifen und zu verhindern, dass von unserer Website Cyberrisiken für Dritte ausgehen.

4.2 Kontaktformular

CLADE bietet Ihnen im Rahmen dieser Website die Möglichkeit einer allgemeinen Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular. Wenn Sie dieses Angebot nutzen wollen, werden Sie aufgefordert, personenbezogene Daten einzugeben, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind. CLADE erhebt in diesem Zusammenhang Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Daten, die Sie in Ihrer Nachricht angeben.

Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie dieses Angebot nutzen und Ihre Daten eingeben. CLADE erhebt diese Daten, um in der Kommunikation mit Ihnen eine persönliche Ansprache nutzen zu können sowie um gegebenenfalls eine Zuordnung Ihres Anliegens und die damit verbundene technische Administration vornehmen zu können. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet.

Wir speichern Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Steuer- und Handelsrecht ergeben, in der Regel für zehn Jahre. Sofern Ihr Anliegen keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegt, speichern wir Ihre Daten bis zur Erreichung des mit der Kontaktaufnahme verfolgten Zwecks (Ende der Konversation). Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen die Möglichkeit einer einfachen und schnellen Kontaktaufnahme anzubieten, um Ihre Fragen und Anliegen beantworten zu können.

4.3 Kontaktaufnahme per E-Mail

CLADE hat auf dieser Website E-Mail-Adressen veröffentlicht, über die Sie mit uns in Kontakt treten können. Sofern Sie diese E-Mail-Postfächer nutzen, wird Ihre Anfrage an die zuständigen Organisationeinheiten weitergeleitet. In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten, wie zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse, Name, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen, zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens und der damit verbundenen technischen Administration verarbeitet. Unsere E-Mail-Systeme unterstützen die verschlüsselte Kommunikation per SSL-Technik (TLS 1.2 inkl. PFS). Die Übertragung Ihrer E-Mail kann somit grundsätzlich verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie jedoch, dass die Verschlüsselung auch von der Konfiguration Ihres E-Mail-Programms abhängt und wir somit eine vollständige Datensicherheit für den Transportweg nicht gewährleisten können. Bei Informationen mit einem hohen Geheimhaltungsbedürfnis empfehlen wir Ihnen den Postweg.

Wir speichern Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Steuer- und Handelsrecht ergeben, in der Regel für zehn Jahre. Sofern Ihr Anliegen keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegt, speichern wir Ihre Daten bis zur Erreichung des mit der Kontaktaufnahme verfolgten Zwecks (Ende der Konversation). Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die hierbei anzugebenden Daten verwenden wir für den Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage und somit auf Basis Ihres und unseres gemeinsamen Interesses.

4.4 Microsoft Clarity

Diese Website verwendet den Dienst “Clarity” der Microsoft Corporation. Clarity ermöglicht eine Analyse der Benutzung unserer Webseite. So entsteht ein Protokoll der Zugriffszeiten, Mausbewegungen und Klicks mit der Absicht potenzielle Verbesserungen für die Website daraus abzuleiten. Die erhobenen Informationen werden an Clarity übermittelt und dort gespeichert. Diese können laut Microsoft auch zu Werbezwecken genutzt werden. Um User wiederzuerkennen, setzt Microsoft Clarity einen Cookie. Wir speichern die Daten in Clarity für 1 Jahr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung im Rahmen unseres Cookie Consent Tools. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Einstellungen in dem Cookie Consent Tool ändern.

Cookie Consent Tool

Informationen des Drittanbieters: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Weitere Informationen des Drittanbieters zum Datenschutz können Sie den nachfolgenden Webseiten von Microsoft entnehmen:

Informationen zu Clarity: https://clarity.microsoft.com
Microsoft-Datenschutzbestimmungen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): https://choice.microsoft.com/de-DE/opt-out

4.5 Verwaltung erforderlicher Einwilligungen (Cookie Consent Manager)

Um erforderliche Einwilligungen für Cookies verwalten zu können setzen wir den Cookie Consent Manager von Webtoffee (Mozilor Limited, 10 Paxton Crescent, Shenley Lodge, Milton Keynes, MK5 7PY, United Kingdom) ein. Dieser setzt selbst ein Cookie, damit die von Ihnen vorgenommene Konfiguration zu Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert werden kann. Die Daten werden für die Dauer der Sitzung gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – für Cookies und Tracking Einwilligungen.

5. Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht,

  • Auskunft über Ihre durch CLADE verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 15 DSGVO).
  • die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer bei CLADE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 16 DSGVO),
  • unter den Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei CLADE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • Ihre personenbezogenen Daten, die Sie CLADE bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die Voraussetzungen von Artikel 20 DSGVO vorliegen,
  • jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Artikel 21 DSGVO),
  • sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, diese Einwilligung jederzeit für den entsprechenden Zweck zu widerrufen (Artikel 7 DSGVO), wobei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Eingang des Widerrufs unberührt bleibt
  • sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Artikel 77 DSGVO). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden. Bei Fragen und Beschwerden können Sie auch an den unter Ziffer 2 genannten Datenschutzbeauftragten wenden.

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an privacy@clade.io.

7. Bewerbungen / Jobportal

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses sind alle Daten, die auf Sie persönlich (un-)mittelbar beziehbar sind. Hierunter fallen Informationen wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, aber auch Daten über Ihren Werdegang, etc. welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können.

Wenn Sie sich bei uns in Deutschland für einen unserer Standorte bewerben, erheben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten von Ihnen. Nach Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen prüfen wir diese und Sie erhalten hierzu eine Rückmeldung von uns. Für eine Rückmeldung greifen wir auf die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zurück. Dabei kann es sich z.B. um eine Einladung zu einem Gruppen- oder Telefoninterview handeln oder um die Zusendung eines Angebotes bzw. Absageschreibens.

Wir verarbeiten im Rahmen Ihrer Bewerbung folgende Daten:

  • Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
  • Sonstige personenbezogene Daten wie Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, Familienstand, Gehaltsdaten, Gehaltswunsch und ab wann Sie verfügbar sind sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.
  • Informationen bezüglich Ihres Werdegangs und zu Ihren Qualifikationen, sowie sonstige Informationen zu Ihrer Person, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zusenden. Hierin können unter Umständen Informationen zu Ihrer Gesundheit (z.B. Angabe des Schwerbehindertengrades) oder andere besondere Kategorien von personenbezogenen Daten enthalten sein.
  • Interne Beurteilungen wie Notizen, die z.B. im Rahmen der Telefoninterviews oder Bewerbungsgespräche entstanden sind.
  • Sollten Sie sich mit einem Social Media-Profil u.a. bei LinkedIn, Xing oder anderen angemeldet haben, werden die von Ihnen angegebenen Daten ggf. übernommen.

Zugang zu den für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe notwendigen personenbezogenen Daten haben unsere Personalabteilung und Beschäftigte aus den Fachbereichen, wenn der Bewerber für eine Einstellung ausgewählt wurde. Sofern eine Bewerbung für andere Standorte gerichtet ist, erfolgt eine Weiterleitung an diese.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übermittelt und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben und verwaltet. Die Personio GmbH ist in diesem Zusammenhang nach Art. 28 DSGVO unser Auftragsverarbeiter und speichert die Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die Datenschutzerklärung der Personio GmbH kann unter https://www.personio.de/ueber-uns/datenschutz/#datenschutz-downloads abgerufen werden.

Ihre Unterlagen werden 6 Monate nach Zusendung einer Absage automatisch gelöscht. Sollten Sie sich auf mehrere Stellen beworben haben, werden Ihre Unterlagen 6 Monate nach Zusendung der Absage für die letzte offene Bewerbung automatisch gelöscht. Im Falle einer Einstellung speichern wir neben Ihren Bewerbungsunterlagen die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlichen Daten bis zur Beendigung dieses. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Nach Ablauf der in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Dauer der Speicherung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren werden alle Daten Ihrer Person durch unser System automatisch anonymisiert. Die Anonymisierung lässt keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person zu. Die durch die Anonymisierung generierten Meta-Daten können unsererseits zur statistischen Auswertung verwendet werden (z.B. Anzahl Bewerbungen pro Zeitraum, etc.).

Mit Ausnahme der Übermittlung Ihrer Daten an die Personio GmbH erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten nur dann, wenn unser Unternehmen hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn dies im Falle eines Missbrauchs oder zur Aufklärung erforderlich ist. Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung einer zuständigen Stelle dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, insbesondere für die Zwecke der Strafverfolgung.

Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

8. Speicherdauer von Daten

Personenbezogene Daten werden von CLADE nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist. Dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine vom Gesetzgeber vorgegeben Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Solche Fristen ergeben sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zu zehn Jahre.

9. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR (Drittstaaten)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes findet nicht statt, mit Ausnahme der oben aufgeführten eingebundenen Dienste.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

CLADE behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, etwa bei Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.clade.io/privacy-policy von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.